Conditions générales d'utilisation

Article 1. Objet, acceptation et définitions

1.1 Objet. Les CGU décrivent les règles à respecter pour utiliser la plateforme CertiLens. Elles s'appliquent à toute personne qui possède un compte.

1.2 Acceptation. Vous acceptez les CGU au moment de votre inscription ou de l'acceptation de votre invitation. Sans acceptation, le compte ne peut pas être créé.

1.3 Définitions.

• ELS Formations : ELS Formations SAS, éditeur de CertiLens.
• Plateforme : le site CertiLens et son espace connecté.
• Utilisateur : toute personne qui possède un compte personnel.
• Organisation : l'entreprise ou l'organisme auquel le compte est rattaché.
• Gestionnaire : le premier utilisateur d'une organisation. Il invite ses collègues et retire leurs accès.
• Certificateur : l'organisme qui délivre une certification inscrite au RNCP (Répertoire national des certifications professionnelles) ou au RS (Répertoire spécifique).
• Centre de formation : l'organisme de formation qui dépose une demande de partenariat auprès d'un certificateur.
• Partenaire habilité : un centre de formation habilité par un certificateur.
• Intervenant de CertiLens : une personne qui examine les dossiers pour le compte de CertiLens. Il apparaît aux clients sous le nom « Responsable n ».
• Administrateur : un membre de l'équipe CertiLens qui gère la plateforme.

Article 2. Accès et compte

2.1 Compte personnel. Chaque compte est rattaché à une seule personne et à une seule organisation. Vous ne devez pas utiliser le compte d'une autre personne.

2.2 Double authentification obligatoire. Pour vous connecter, vous confirmez votre identité par un second moyen, en plus du mot de passe. Cette règle vaut pour tous les rôles. Le second moyen est demandé à chaque connexion. Seuls les comptes qui ne consultent pas de dossiers sensibles peuvent désigner un appareil de confiance : sur cet appareil, le second moyen n'est redemandé qu'au bout de 30 jours. Le compte reste inactif tant que la double authentification n'est pas configurée.

2.3 Identifiants confidentiels. Votre mot de passe, vos codes de secours et vos clés d'accès sont confidentiels. Ne les communiquez à personne. Si vous pensez qu'ils sont connus d'un tiers, changez votre mot de passe et prévenez ELS Formations sans attendre.

2.4 Session. Votre session se ferme après 30 minutes sans activité, et au plus tard après 12 heures.

2.5 Responsabilité du gestionnaire. Le gestionnaire d'une organisation invite ses collègues. Il invite seulement des personnes autorisées à agir pour l'organisation, et il retire sans délai l'accès d'une personne qui part.

Article 3. Vos engagements

3.1 Informations exactes. Vous donnez des informations exactes et vous les tenez à jour.

3.2 Ce que vous ne devez pas faire.

• Vous ne devez pas partager votre accès, ni prêter votre compte.
• Vous ne devez pas aspirer le contenu de la plateforme avec un programme automatique.
• Vous ne devez pas photographier, filmer, capturer ni recopier un document consulté dans la visionneuse, sauf la citation brève nécessaire à votre propre travail sur le dossier dans la plateforme.
• Vous ne devez pas contourner les protections de la plateforme.
• Vous ne devez pas déposer un fichier qui contient un virus ou un programme malveillant.
• Vous ne devez pas chercher à accéder aux données d'une autre organisation.

3.3 Traçabilité. Les consultations et les actions importantes sont tracées, et chaque page affichée porte un filigrane à votre nom. En cas de fuite, ces éléments aident à en rechercher l'origine ; ils ne suffisent pas toujours à l'établir avec certitude.

Article 4. Documents déposés

4.1 Garantie. Vous garantissez que vous avez le droit de déposer chaque document, et que son contenu est exact.

4.2 Format et taille. Les formats acceptés sont : PDF, JPEG, PNG, Word, Excel et OpenDocument. Un fichier fait 25 Mo au plus et 300 pages au plus. Les fichiers bureautiques sont convertis en PDF par la plateforme.

4.3 Contrôle antivirus. Chaque fichier est analysé avant toute consultation. Un fichier infecté est refusé, et son déposant est prévenu.

4.4 Consultation dans la visionneuse. Les documents déposés se consultent dans une visionneuse, page par page, sous forme d'images. Le fichier d'origine n'est jamais envoyé à votre navigateur et la visionneuse ne propose ni téléchargement ni impression. Un filigrane porte votre prénom, votre nom, votre organisation, la date et l'heure. Ces mesures limitent la copie sans pouvoir l'empêcher totalement : la copie reste interdite par l'article 3.2.

4.5 Documents que vous pouvez télécharger. Vous pouvez télécharger les documents produits par CertiLens qui vous concernent, par exemple un devis, un avis ou une attestation. Ces téléchargements sont tracés. Vous pouvez aussi retrouver vos propres fichiers tant qu'ils ne sont pas soumis.

4.6 Limite de consultation. Au-delà de 60 pages affichées par minute, la consultation est bloquée un moment. ELS Formations en est alertée, car cela peut indiquer une aspiration automatique.

4.7 Données sensibles. Ne déposez aucune information sur la santé d'une personne, ni aucun détail sur des tiers, s'il n'est pas indispensable. Masquez-le avant le dépôt. Un document qui en contient sans nécessité peut être mis à l'écart ; vous êtes alors invité à le remplacer par une version masquée, faute de quoi il est supprimé.

Article 5. Retrait d'accès, mesure de sécurité et suppression d'un compte

5.1 Retrait d'accès. Le gestionnaire d'une organisation peut retirer l'accès d'un collègue ; un administrateur peut aussi le faire, à la demande de l'organisation ou lorsque la personne n'est plus autorisée à agir pour elle.

5.2 Mesure de sécurité urgente. En cas de risque sérieux pour la sécurité de la plateforme ou des données (compte compromis, attaque en cours), ELS Formations peut fermer les sessions et bloquer un accès sans préavis, pour le temps strictement nécessaire. Vous en êtes informé dès que la sécurité le permet, avec le motif général de la mesure. Vous pouvez en demander le réexamen en écrivant à ELS Formations.

5.3 Compte inactif. Un compte inactif depuis 12 mois est supprimé, après un préavis de 30 jours envoyé à son titulaire. La suppression d'un compte ne supprime ni l'organisation, ni ses contrats, ni ses dossiers : le gestionnaire ou un administrateur peut inviter un autre utilisateur pour reprendre l'accès.

5.4 Vos droits restent ouverts. Même si votre accès est retiré ou bloqué, vous pouvez exercer vos droits sur vos données en écrivant au référent indiqué dans la politique de confidentialité.

Article 6. Disponibilité

6.1 ELS Formations s'efforce d'assurer l'accès à la plateforme à tout moment, sans pouvoir le garantir de façon permanente.

6.2 Les maintenances prévues sont annoncées à l'avance. Pendant un incident, ELS Formations peut limiter la plateforme à la lecture ou la fermer, et geler les délais des dossiers pour qu'aucun utilisateur ne soit pénalisé.

6.3 L'espace connecté de la plateforme est fermé la nuit, de 22 h à 7 h, heure de Paris, tous les jours, week-ends et jours fériés compris ; le site public reste accessible. Cette fermeture n'est pas une indisponibilité.

Article 7. Responsabilité

7.1 Décisions d'habilitation. La décision d'habilitation, de refus ou de retrait appartient au seul certificateur. Un avis de préqualification ne garantit aucune décision. ELS Formations répond de la qualité de ses propres avis, dans les conditions des CGV et du contrat conclu avec le certificateur.

7.2 Votre responsabilité. Vous répondez de l'usage de votre compte et du contenu que vous déposez.

7.3 Limite. ELS Formations répond des dommages directs causés par un manquement à ses obligations au titre des présentes CGU. Sa responsabilité est limitée au montant hors taxes payé par votre organisation à ELS Formations au cours des 12 mois précédant le fait qui cause le dommage ; aucun montant minimal ne s'y ajoute. Cette limite ne s'applique pas en cas de faute lourde ou dolosive, ni aux dommages que la loi interdit de limiter (règles impératives). Elle ne restreint pas les droits que les personnes tiennent de la réglementation sur les données personnelles.

7.4 Prestations payantes. Les règles propres aux prestations achetées figurent dans les CGV et dans le contrat.

Article 8. Propriété intellectuelle et données personnelles

8.1 Propriété intellectuelle. La plateforme et son contenu sont édités par ELS Formations SAS. Vous recevez un droit d'usage personnel, non transférable, pour la durée du compte et pour les besoins de votre organisation. Vous restez propriétaire des documents que vous déposez ; vous autorisez ELS Formations à les stocker, les convertir et les afficher aux personnes habilitées, dans la seule mesure nécessaire au service.

8.2 Données personnelles. ELS Formations utilise vos données comme l'explique la politique de confidentialité.

Article 9. Modification des CGU, droit applicable et litiges

9.1 Modification. ELS Formations peut modifier les CGU. Elle vous informe au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur de la nouvelle version, sauf changement imposé par la loi ou par la sécurité. Si la modification change vos obligations, la nouvelle version vous est présentée à votre connexion et vous devez l'accepter pour continuer à utiliser la plateforme ; vous pouvez aussi fermer votre compte. La version acceptée est enregistrée avec la date.

9.2 Droit applicable. Les CGU sont soumises au droit français.

9.3 Litiges. En cas de litige, les parties cherchent d'abord une solution amiable. À défaut, le tribunal compétent est désigné selon les règles de droit commun. Lorsque le litige oppose ELS Formations à une organisation qui a la qualité de commerçant, le tribunal de commerce de [ville] est seul compétent.